كيف تدير وقتك ؟
كيف تدير وقتك؟
عبد الله المهيري
الكتاب ضمن إصدارات سلسلة: تعلم خلال أسبوع
تأليف: كلير أوستن
اسم الكتاب: مهارات تفعيل وتنظيم الوقت
الناشر: الدار العربية للعلوم
عدد الصفحات: 104
ترجمة وتحقيق: مركز التعريب والبرمجة
الناشر الأصلي:Hodder & Stoughton بالاشتراك مع: الجمعية البريطانية لإدارة الأعمال
قبل أن ننظر في الكتاب
رأيت من واقع الحياة أن أكثرنا لا يحسن استغلال الوقت بفعالية، وللأسف هناك من الناس من يظن أن تنظيم الوقت معناه الجد التام، ولا وقت للراحة أو التسلية، والبعض يظن أن تنظيم الوقت شيء تافه لا وزن له؛ ذلك لأنهم لا يقيمون لأهمية الوقت وزنًا.
إن هذه المفاهيم تجعل عملنا منخفض الإنتاجية، فمهما عملنا واجتهدنا لعدة ساعات، فإننا لن ننتج ولن نكون منتجين، ما لم ننظم أوقاتنا، ونتخلص من كل ما يبدد هذه الأوقات.
هذا الكتاب يدلك على الطرق التي تجعلك أكثر إنتاجية في حياتك، وأتمنى أخي الزائر أن تطبق هذه الطرق السهلة، وستجد النتائج الفورية في عملك، وإن طبقتها في حياتك فستجد الفرق الكبير والنتائج الإيجابية، أقولها لك بكل إخلاص: لن تخسر إن طبقت هذه الطرق لمدة أسبوع، ثم احكم، هل هي فعالة أم لا؟
المقدمة
اليوم = 86400 ثانية، لماذا يكفي هذا الوقت بعض الناس لإدارة المؤسسات الضخمة، والبعض يعجِز عن إنجاز بعض الأعمال البسيطة؟! الفرق يكمن في فعالية استغلال الوقت.
إن فوائد تنظيم الوقت السليم فورية وكبيرة، منها:
- تحقيق نتائج أفضل في العمل
- تحسين نوعية العمل
- زيادة سرعة إنجاز العمل
- التخفيف من ضغط العمل
- تقليل عدد الأخطاء الممكن ارتكابها
- تحسين نوعية الحياة غير العملية
لذلك عليك أن تبادر بتنظيم وقتك واستغلاله بأفضل السبل، وإلا ستصبح مثل ذاك المدير الذي عرضنا كيف يصف يومه.
إن النقاش الجماعي يسمح بإظهار المشاكل المحتمل حدوثها ووضع أفضل الحلول لمعالجتها.
ويمكنك إقامة ساعات تدريبية مرنة لإتاحة الفرصة لحضور الجميع، ويجب أن يشارك جميع الموظفين في حل التمارين ووضع الحلول والخطوات العملية التي سيتبعونها فور عودتهم إلى المكتب، وهذا يخلق الحماس الجماعي في المؤسسة فيلتزم الجميع بهذه الخطوات.
ملاحظة: هذا الكتاب يفترض أنك ستقرأ جزءًا في كل يوم على أن تنتهي منه بعد أسبوع، وهذا مما يسهل قراءة الكتاب، ويتيح لنا تطبيق الخطوات العملية قبل إكمال قراءة الكتاب.
اليوم الأول- تقييم الذات
اليوم سنقوم بتحليل قدراتنا على تنظيم الوقت، وسنضع سجلاً للوقت ولائحة بالعوامل التي تستنفذ الوقت، وبعد ذلك الخطوات العملية لتغيير عاداتنا.
تحليل استخدامنا للوقت:
تظهر الأبحاث أن الموظفين يضطرون دائمًا إلى تغيير موضوع اهتمامهم، فتراهم يمضون ما معدله عشر دقائق في المسألة الواحدة، فيضيع الوقت في المقاطعات والضغوطات اليومية دون أن يشعروا بضياع الوقت.
لذلك نحن بحاجة إلى أن نعي عاداتنا في قضاء أوقاتنا، وتصميم سجل خاص بالوقت سيزيد من وعينا بحجم الوقت المهدر وسيحدد العوامل المضيعة للوقت. وإليك نموذج لهذا السجل:
سجل الوقت
الساعة
العمل
المردود
المدة
مخطط مسبقًا؟
العوامل المضيعة للوقت:
1- إضاعة الأشياء
2- الاجتماعات غير المخططة جيدًا
3- الأزمات
4- الهاتف
5- تكليف الذات بأعمال الغير
6- المقاطعات الجانبية
7- الكمالية
8- التأجيل
تغيير عاداتنا:
علينا أن نبذل الجهد لتغيير عاداتنا، ويجب أن نستمر في تطبيق هذه الخطوات مراراً حتى تصبح عادات حسنة، ويمكن أن نطلب من الآخرين المساعدة، وإليك خطة من سبع خطوات لتغيير عادات إهدار الوقت:
1- اكتب الأسباب التي تؤدي إلى ضياع وقتك
2- عَدِّد المشكلات التي تسببها عادة هدر الوقت
3- تصور عادة تنظيم الوقت ونتائجها الإيجابية
4- حَسِّن من عادة تنظيم الوقت
5- توقف عن استخدام الأعذار الواهية
6- خطط ليومك بهدوء كل صباح
7- حول المشاريع الضخمة إلى خطوات ومهمات صغيرة مرتبة
اليوم الثاني- الحد من تراكم الأوراق
هل يبدو مكتبك مليئا بالأوراق والمذكرات والكتيبات والمواد التي تود قراءتها وأوراق الملاحظات؟ إذا كان كذلك، فأنا متأكد بأنك تضيع الكثير من الوقت في البحث عن ورقة مهمة أو عنوان شخص، أو تجلس لساعات في الأسبوع الواحد لترتيب الأوراق وفرزها من دون فائدة تُذكَر، وأصبح مكتبك خزانة للأوراق غير المهمة بدل أن يكون مكانا للعمل.
في هذا اليوم سنساعدك على التخفيف من وطأة هذه الأوراق وسيصبح مكتبك خاليًا من كل شيء إلا جدول تنظيم وقتك، والقليل من الأوراق المهمة، ومساحة كبيرة فارغة للعمل.
حملة تقليل الأوراق:
لا يمكن التركيز على الأشياء المهمة إلا إذا تخلصنا من كل ما هو قليل الأهمية، وعندما نطلع على جميع الأوراق والكتيبات، نرى أن معظمه غير ضروري، إلا أن طريقتنا في العمل هي التي تجعل هذه الأوراق غير المهمة تتكدس على مكاتبنا. ولذلك عليك بالآتي:
- ألزم جميع من يرسل لك بورقة أو تقرير أو مذكرة بالاختصار قدر الإمكا.
- تحدث إلى الأشخاص مباشرة بدلاً من إرسال مذكرة، وهذا يعزز الاتصال بينك وبين غيرك
- اطلب من الجميع عدم إرسال أي تقارير أو مذكرات إلا في الحالات الاستثنائية
- أعِد كل الأوراق غير الضرورية إلى مرسليها
- اختصر قدر الإمكان في كتاباتك إلى الآخرين
هناك من الناس من يبرر الفوضى الموجودة على مكتبه بقوله: إني أعلم مكان كل شيء. إلا أن الأبحاث تثبت بأن المكتب غير المنظم يؤدي إلى:
1- إنتاج أقل
2- معنويات منخفضة
3- ضياع الفرص وانقضاء المُهَل
4- أزمات غير متوقعة
5- بحث شاق عن المعلومات
6- ساعات عمل طويلة
لذلك عليك الآن بترتيب مكتبك، ولا تؤجل ذلك أبدًا، ضع لافتة تخبر الآخرين بأنك مشغول لمدة ساعة ونصف، وتخلص من كل شيء قليل الأهمية، ورتِّب أوراقك المهمة في ملفات منظمة، وتجنب ترتيب مكتبك على حساب تراكم الأوراق في أماكن أخرى من الغرفة، وتذكر بأن ترتيبك لمكتبك يعني أنك لن ترى غير الأوراق اللازمة لمشروعك، وذلك سيساعدك على التركيز لمدة تكفي لإنهاء المشروع وعدم التشتت وتضييع الوقت.
عندما تأتيك أي ورقة، فعليك تطبيق إحدى هذه الخطوات:
1- تحولها لغيرك
2- تعمل عليها
3- تلقيها في سلة المهملات
4-تضعها في ملف
التوثيق الفعال:
يشكل نظام التوثيق سواء أكان إلكترونيًّا أو على الأوراق أبرز أداة تنظيم على الإطلاق، والمبادئ التنظيمية متشابهة في كلا النظامين، وسنركز على النظام الورقي.
تظهر الدراسات بأن 85% من المعلومات التي نحتفظ بها لا نعود لها أبدًا، وأن نسبة كبيرة من الوثائق التي نبقيها في ملفاتنا هي أصلاً محفوظة في مكان آخر. لذلك تخلص من كل الوثائق التي لم تعد بحاجة إليها، وإذا كنت غير متردد، فإن حجم ملفاتك سينخفض بنسبة 50 بالمائة.
وللأسف هناك الكثير من المؤسسات ترسخ بعض القواعد العقيمة، مثل: "احفظ نسخة من كل شيء قبل أن ترميه؛ لأنك قد تحتاج إليه يومًا ما"، والحقيقة أن هذه القاعدة لا تنطبق أبدًا إلا على الأوراق التي لها قيمة قانونية، أما غيرها من الأوراق فإنها ستفقد قيمتها بمرور الوقت.
وكلما كانت الملفات منظمة ومرتبة ازداد احتمال إفادتنا من المعلومات الموجودة فيها، وهذا هو عمل الملفات. اخترعنا الملفات لكي تحفظ لنا المعلومات المهمة حتى نرجع لها بسرعة متى ما أردنا ذلك.
اليوم الثالث- التخطيط
التخطيط هو أساس عملية التنظيم، وكان على مؤلف الكتاب أن يضع هذا الفصل في بداية الكتاب.
التخطيط يمر بثلاث مراحل: تحديد الأهداف، ورسم خطوات الخطة التفصيلية، ثم التنظيم اليومي.
تحديد الأهداف:
إذا لم تحدد أي أهداف لحياتك العائلية والمهنية فلا فائدة من أن تنظم نفسك؛ لذلك عليك أن تسأل نفسك دومًا، ماذا أريد أن أحقق في حياتي؟ كيف سأكون بعد خمس أو عشر سنين؟ وعليك أن تكتشف ما تريده فعلاً، لا ما يريده الناس منك، وهذه الأهداف يجب أن تكون سامية في توجهها.
إذا حددت هذه الأهداف، فعليك أن تدونها في مفكرتك أو تعلقها في مكان ما بحيث تراها كل يوم، فتكون نصب عينيك، فلا تنسها أو تحد عنها.
الخطوات التفصيلية:
إذا وضعت أهدافًا كبيرة، فقد يدور في نفسك أنها مستحيلة، وستبدأ عندها بالتراجع وتعديل هذه الأهداف، لذلك عليك أن تضع الخطوات الصغيرة التي ستمشي عليها حتى تحقق هذه الأهداف الكبيرة، هذه الخطوات الصغيرة ستعطيك الحماس والقدرة على مواصلة السير نحو أهدافك، ولن تشعر بفائدة هذه الخطوات إلا إذا استخدمتها، وفوائد هذه الخطوات هي:
1- تحول الأهداف المثبَطة إلى خطوات يمكن تحقيقها
2- تحثنا على تحقيق أهدافنا
3- تسهل تطبيق الأفكار
4- تمكننا من التركيز على المهم وليس الطارئ
5- تشكل علامة نستطيع من خلالها تقويم تقدمنا
6- تساعدنا على تفادي المشكلات
التخطيط اليومي:
1- يمكننا من تنظيم عملنا بواقعية
2- يعمل كمفكرة
3- ينظم العقل ويجمع شتاته
4- يساعدنا على إنهاء الأعمال في وقتها
5- يحثنا على العمل
6- يساعدنا على التركيز على تحقيق أهدافنا التي لها الأولوية
عليك أن تختار وسيلتك التي ستنظم وقتك بها، قد تناسبك المفكرات أو البطاقات أو قائمة لكل يوم، المهم أن تكون الوسيلة مُعِينَة لك على تحقيق أهدافك، وهذه الخطوات ستعينك على تنظيم وقتك:
1- خطط لليوم التالي قبل نومك
2- أكمل غدًا ما لم تنجزه اليوم
3- حدد أولوية كل عمل أو مهمة
4- فوِّض الآخرين في بعض المهام
5- قدر المدة اللازمة لكل مهمة
اليوم الرابع- تنظيم الاجتماعات
يقضي المديرون من 30% - 50% من وقتهم في اجتماعات، أو زيارات مفاجئة، أو مقابلات؛ لذلك سنناقش كيف يمكنك تقليص الوقت اللازم للاجتماعات والاستفادة من كل اجتماع بفعالية قصوى.
* إذا أردت عقد اجتماع فابحث عن بديل إذا توفر، فقد تكفي مكالمة هاتفية أو محادثة وجهًا لوجه.
* إذا قررت عقد اجتماع فحَدِّد هدف الاجتماع بوضوح، وأخبر جميع من سيشارك في الاجتماع بهذا الهدف قبل الاجتماع بمدة كافية.
* ضع جدولاً لأعمال الاجتماع، وضع أهم البنود أولاً.
هذا قبل الاجتماع، أما أثناءه فهناك عوامل تحول دون الاستفادة من الاجتماع، فعليك تجنبها، مثل:
* التأخر في الحضور.
* عدم وضوح الهدف من الاجتماع.
* النقاشات المشتتة؛ لذلك يجب أن يدير الحوار رئيس الاجتماع أو شخص متمكن من ذلك.
* قلة المشاركة وتفضيل الصمت، وقد يكون هذا بسبب الانتقادات، لذلك أجِّل كل الانتقادات إلى آخر الاجتماع.
* المقاطعات، كالمكالمات الهاتفية والزيارات المفاجئة.
* التردد في اتخاذ القرارات.
ملاحظة: قد تبدو هذه التعليمات سهلة، لكن تطبيقها صعب؛ لذلك نفذ هذه الخطوات باستمرار، حتى يتعود الجميع عليها. وهناك كتب متخصصة لإدارة الاجتماعات ستجد فيها تفاصيل مفيدة.
اليوم الخامس- تنظيم المشاريع
المشروع: هو مجموعة من المهمات المترابطة والتي تؤدي في نهاية المطاف إلى هدف محدد.
تسعة أسباب لفشل المشاريع:
1- تحمل الكثير من المهمات
2- التخطيط غير المناسب
3- زيادة التكلفة وقلة الأرباح
4- تكليف الأشخاص غير المناسبين بمهمات المشروع
5- التأجيل
6- الفشل في تحديد المشكلات المحتملة
7- ضعف النظرة الشاملة
8- عدم وجود هدف واضح
9- قلة التواصل بين أفراد الفريق العامل في المشروع
التخطيط:
كلما أعطينا التخطيط وقتًا أكبر سهلت عملية التنفيذ، وتقلص الوقت اللازم لإنهاء المشروع، وخفضنا التكلفة الكلية للمشروع، ويتضمن التخطيط خمس خطوات أساسية:
* تحديد الهدف: وكلما كان الهدف واضحًا وموجزاً اتضحت للعاملين الخطوات التي سيسلكونها.
* تحليل الكلفة والأرباح: فلا فائدة من المشروع إذا لم يعد علينا بأرباح جيدة.
* تقسيم المشروع إلى مجموعات عمل صغيرة.
* تحديد المدة اللازمة لإنهاء كل مهمة.
* توزيع المهمات على أفراد المشروع.
المراقبة:
هدف المراقبة التأكد من أن المشروع يسير في الاتجاه الصحيح، والإسراع بمعالجة الأخطاء في حال حدوثها. ويستحسن وضع جميع الملفات والمستندات المتعلقة بالمشروع في مكان واحد.
التقويم والمراجعة:
علينا تقويم المشروع لنعرف السلبيات لنتجنبها في المشاريع التالية، وندون تجربة المشروع حتى يستفيد الآخرون من هذه التجربة.
اليوم السادس: ترويض الاتصالات الهاتفية
الهاتف أداة اتصال مهمة، سريعة ورخيصة، وللأسف يساء استخدامه، فيصبح أداة لإهدار الوقت؛ لأننا أولاً لا نستطيع أن نتوقع أهمية المكالمات التي تصل إلينا، وثانيًا لا نختصر في حديثنا، فيضيع وقت العمل في المكالمات الهاتفية.
لذلك عليك اختصار المكالمات غير المهمة، وخصص أوراقًا لتدون ملاحظاتك التي تتلقاها في الهاتف، ولا تبعثر ملاحظاتك في عدة قصاصات وأوراق.
ومن النصائح المهمة أن تخصص ساعة لا تتلقى فيها أي مكالمة، وتركز فيها على الأعمال المهمة ذات الأولوية.
أما عن الاتصالات التي نجريها، فيجب أن نفكر قليلاً قبل إجراء أي مكالمة؛ لذلك اكتب ملاحظة بخصوص هذه المكالمة، وأنهِ العمل الذي تباشره وركز عليه، ثم قم بالمكالمة بعد الانتهاء من عملك.
ويمكنك تخصيص ساعة معينة لإجراء جميع اتصالاتك، فتوفر بذلك الكثير من الوقت، وعند محادثتك لأي شخص آخر حاول أن تفهم ما يعنيه، حتى لا يكون هناك أي سوء تفاهم يؤدي بدوره لإهدار الجهد والوقت.
اليوم السابع - مراجعة عامة وإرشادات إضافية
في هذا الجزء يورد الكتاب بعض النصائح المهمة التي تُحسِّن من قدراتنا على تنظيم الوقت.
إذا كنت كثير السفر فعليك القيام بالتحضيرات الدقيقة قبل السفر، وكتابة لائحة بأهداف الرحلة، وتحضير الأوراق الضرورية لها، والمستندات اللازمة للاجتماعات التي ستحضرها، ووضعها في ملف خاص بالسفر، ويمكنك قضاء وقت السفر بمطالعة المواد التي لم يكن لديك وقت لقراءتها.
نصيحة أخرى يوردها الكتاب لإنهاء أو قراءة أكوام الأوراق والتقارير، وذلك بتعلم مهارة القراءة السريعة، ويمكنك أخذ دورة في هذه المهارة، أو الحصول على كتاب يعلمك هذه المهارة، وإليك بعض الخطوات التي ستعينك على القراءة بسرعة:
* لا تقرأ الجمل كلمة كلمة، بل عدة كلمات مع بعضها (3 كلمات أو أكثر)
* تجنب القراءة بصوت عالٍ، أو تحريك لسانك بالكلمات
* تصفح قبل القراءة
وينصح الكاتب ويحذر من مسألة الكمالية، أي محاولة إكمال العمل بنسبة 100%؛ لأن أي عمل لا بد من أن يكون فيه نقص، وهذا من طبيعة البشر، ولا يعني ذلك أن ندعو إلى الإهمال.
وهذه بعض النصائح الأخرى:
* الاختصار والبساطة في كل شيء
* عدم التردد في اتخاذ القرارات
* التأقلم مع الظروف ومتابعة التغيرات
* التفويض، وهذا فن يمكنك تعلمه من الكتب أو الدورات
* التفاؤل والإيجابية
الخلاصة:
ركَّز هذا الكتاب على إزالة كل ما يعيق تنظيم واستغلال الوقت، وإذا ما طبقت هذه المهارات وطبقها كل من يعمل معك، فإن النتائج ستكون فورية، لذلك هذه الحلول لن تنجح إذا لم يتبَنَّها الكل.
لذلك لا بأس أن تجربها في مكتبك ومنزلك، وإن رأيت النتائج الإيجابية فانقل هذه التجربة لغيرك حتى يستفيد بدوره ويفيد غيره.
حاول أن تطبق هذه الخطوات التنظيمية، واكتبها على بطاقة صغيرة أو على لوحة تعلقها أمامك، وعوِّد نفسك على تطبيق هذه الخطوات حتى تصبح عادة.
عبد الله المهيري
الكتاب ضمن إصدارات سلسلة: تعلم خلال أسبوع
تأليف: كلير أوستن
اسم الكتاب: مهارات تفعيل وتنظيم الوقت
الناشر: الدار العربية للعلوم
عدد الصفحات: 104
ترجمة وتحقيق: مركز التعريب والبرمجة
الناشر الأصلي:Hodder & Stoughton بالاشتراك مع: الجمعية البريطانية لإدارة الأعمال
قبل أن ننظر في الكتاب
رأيت من واقع الحياة أن أكثرنا لا يحسن استغلال الوقت بفعالية، وللأسف هناك من الناس من يظن أن تنظيم الوقت معناه الجد التام، ولا وقت للراحة أو التسلية، والبعض يظن أن تنظيم الوقت شيء تافه لا وزن له؛ ذلك لأنهم لا يقيمون لأهمية الوقت وزنًا.
إن هذه المفاهيم تجعل عملنا منخفض الإنتاجية، فمهما عملنا واجتهدنا لعدة ساعات، فإننا لن ننتج ولن نكون منتجين، ما لم ننظم أوقاتنا، ونتخلص من كل ما يبدد هذه الأوقات.
هذا الكتاب يدلك على الطرق التي تجعلك أكثر إنتاجية في حياتك، وأتمنى أخي الزائر أن تطبق هذه الطرق السهلة، وستجد النتائج الفورية في عملك، وإن طبقتها في حياتك فستجد الفرق الكبير والنتائج الإيجابية، أقولها لك بكل إخلاص: لن تخسر إن طبقت هذه الطرق لمدة أسبوع، ثم احكم، هل هي فعالة أم لا؟
المقدمة
اليوم = 86400 ثانية، لماذا يكفي هذا الوقت بعض الناس لإدارة المؤسسات الضخمة، والبعض يعجِز عن إنجاز بعض الأعمال البسيطة؟! الفرق يكمن في فعالية استغلال الوقت.
إن فوائد تنظيم الوقت السليم فورية وكبيرة، منها:
- تحقيق نتائج أفضل في العمل
- تحسين نوعية العمل
- زيادة سرعة إنجاز العمل
- التخفيف من ضغط العمل
- تقليل عدد الأخطاء الممكن ارتكابها
- تحسين نوعية الحياة غير العملية
لذلك عليك أن تبادر بتنظيم وقتك واستغلاله بأفضل السبل، وإلا ستصبح مثل ذاك المدير الذي عرضنا كيف يصف يومه.
إن النقاش الجماعي يسمح بإظهار المشاكل المحتمل حدوثها ووضع أفضل الحلول لمعالجتها.
ويمكنك إقامة ساعات تدريبية مرنة لإتاحة الفرصة لحضور الجميع، ويجب أن يشارك جميع الموظفين في حل التمارين ووضع الحلول والخطوات العملية التي سيتبعونها فور عودتهم إلى المكتب، وهذا يخلق الحماس الجماعي في المؤسسة فيلتزم الجميع بهذه الخطوات.
ملاحظة: هذا الكتاب يفترض أنك ستقرأ جزءًا في كل يوم على أن تنتهي منه بعد أسبوع، وهذا مما يسهل قراءة الكتاب، ويتيح لنا تطبيق الخطوات العملية قبل إكمال قراءة الكتاب.
اليوم الأول- تقييم الذات
اليوم سنقوم بتحليل قدراتنا على تنظيم الوقت، وسنضع سجلاً للوقت ولائحة بالعوامل التي تستنفذ الوقت، وبعد ذلك الخطوات العملية لتغيير عاداتنا.
تحليل استخدامنا للوقت:
تظهر الأبحاث أن الموظفين يضطرون دائمًا إلى تغيير موضوع اهتمامهم، فتراهم يمضون ما معدله عشر دقائق في المسألة الواحدة، فيضيع الوقت في المقاطعات والضغوطات اليومية دون أن يشعروا بضياع الوقت.
لذلك نحن بحاجة إلى أن نعي عاداتنا في قضاء أوقاتنا، وتصميم سجل خاص بالوقت سيزيد من وعينا بحجم الوقت المهدر وسيحدد العوامل المضيعة للوقت. وإليك نموذج لهذا السجل:
سجل الوقت
الساعة
العمل
المردود
المدة
مخطط مسبقًا؟
العوامل المضيعة للوقت:
1- إضاعة الأشياء
2- الاجتماعات غير المخططة جيدًا
3- الأزمات
4- الهاتف
5- تكليف الذات بأعمال الغير
6- المقاطعات الجانبية
7- الكمالية
8- التأجيل
تغيير عاداتنا:
علينا أن نبذل الجهد لتغيير عاداتنا، ويجب أن نستمر في تطبيق هذه الخطوات مراراً حتى تصبح عادات حسنة، ويمكن أن نطلب من الآخرين المساعدة، وإليك خطة من سبع خطوات لتغيير عادات إهدار الوقت:
1- اكتب الأسباب التي تؤدي إلى ضياع وقتك
2- عَدِّد المشكلات التي تسببها عادة هدر الوقت
3- تصور عادة تنظيم الوقت ونتائجها الإيجابية
4- حَسِّن من عادة تنظيم الوقت
5- توقف عن استخدام الأعذار الواهية
6- خطط ليومك بهدوء كل صباح
7- حول المشاريع الضخمة إلى خطوات ومهمات صغيرة مرتبة
اليوم الثاني- الحد من تراكم الأوراق
هل يبدو مكتبك مليئا بالأوراق والمذكرات والكتيبات والمواد التي تود قراءتها وأوراق الملاحظات؟ إذا كان كذلك، فأنا متأكد بأنك تضيع الكثير من الوقت في البحث عن ورقة مهمة أو عنوان شخص، أو تجلس لساعات في الأسبوع الواحد لترتيب الأوراق وفرزها من دون فائدة تُذكَر، وأصبح مكتبك خزانة للأوراق غير المهمة بدل أن يكون مكانا للعمل.
في هذا اليوم سنساعدك على التخفيف من وطأة هذه الأوراق وسيصبح مكتبك خاليًا من كل شيء إلا جدول تنظيم وقتك، والقليل من الأوراق المهمة، ومساحة كبيرة فارغة للعمل.
حملة تقليل الأوراق:
لا يمكن التركيز على الأشياء المهمة إلا إذا تخلصنا من كل ما هو قليل الأهمية، وعندما نطلع على جميع الأوراق والكتيبات، نرى أن معظمه غير ضروري، إلا أن طريقتنا في العمل هي التي تجعل هذه الأوراق غير المهمة تتكدس على مكاتبنا. ولذلك عليك بالآتي:
- ألزم جميع من يرسل لك بورقة أو تقرير أو مذكرة بالاختصار قدر الإمكا.
- تحدث إلى الأشخاص مباشرة بدلاً من إرسال مذكرة، وهذا يعزز الاتصال بينك وبين غيرك
- اطلب من الجميع عدم إرسال أي تقارير أو مذكرات إلا في الحالات الاستثنائية
- أعِد كل الأوراق غير الضرورية إلى مرسليها
- اختصر قدر الإمكان في كتاباتك إلى الآخرين
هناك من الناس من يبرر الفوضى الموجودة على مكتبه بقوله: إني أعلم مكان كل شيء. إلا أن الأبحاث تثبت بأن المكتب غير المنظم يؤدي إلى:
1- إنتاج أقل
2- معنويات منخفضة
3- ضياع الفرص وانقضاء المُهَل
4- أزمات غير متوقعة
5- بحث شاق عن المعلومات
6- ساعات عمل طويلة
لذلك عليك الآن بترتيب مكتبك، ولا تؤجل ذلك أبدًا، ضع لافتة تخبر الآخرين بأنك مشغول لمدة ساعة ونصف، وتخلص من كل شيء قليل الأهمية، ورتِّب أوراقك المهمة في ملفات منظمة، وتجنب ترتيب مكتبك على حساب تراكم الأوراق في أماكن أخرى من الغرفة، وتذكر بأن ترتيبك لمكتبك يعني أنك لن ترى غير الأوراق اللازمة لمشروعك، وذلك سيساعدك على التركيز لمدة تكفي لإنهاء المشروع وعدم التشتت وتضييع الوقت.
عندما تأتيك أي ورقة، فعليك تطبيق إحدى هذه الخطوات:
1- تحولها لغيرك
2- تعمل عليها
3- تلقيها في سلة المهملات
4-تضعها في ملف
التوثيق الفعال:
يشكل نظام التوثيق سواء أكان إلكترونيًّا أو على الأوراق أبرز أداة تنظيم على الإطلاق، والمبادئ التنظيمية متشابهة في كلا النظامين، وسنركز على النظام الورقي.
تظهر الدراسات بأن 85% من المعلومات التي نحتفظ بها لا نعود لها أبدًا، وأن نسبة كبيرة من الوثائق التي نبقيها في ملفاتنا هي أصلاً محفوظة في مكان آخر. لذلك تخلص من كل الوثائق التي لم تعد بحاجة إليها، وإذا كنت غير متردد، فإن حجم ملفاتك سينخفض بنسبة 50 بالمائة.
وللأسف هناك الكثير من المؤسسات ترسخ بعض القواعد العقيمة، مثل: "احفظ نسخة من كل شيء قبل أن ترميه؛ لأنك قد تحتاج إليه يومًا ما"، والحقيقة أن هذه القاعدة لا تنطبق أبدًا إلا على الأوراق التي لها قيمة قانونية، أما غيرها من الأوراق فإنها ستفقد قيمتها بمرور الوقت.
وكلما كانت الملفات منظمة ومرتبة ازداد احتمال إفادتنا من المعلومات الموجودة فيها، وهذا هو عمل الملفات. اخترعنا الملفات لكي تحفظ لنا المعلومات المهمة حتى نرجع لها بسرعة متى ما أردنا ذلك.
اليوم الثالث- التخطيط
التخطيط هو أساس عملية التنظيم، وكان على مؤلف الكتاب أن يضع هذا الفصل في بداية الكتاب.
التخطيط يمر بثلاث مراحل: تحديد الأهداف، ورسم خطوات الخطة التفصيلية، ثم التنظيم اليومي.
تحديد الأهداف:
إذا لم تحدد أي أهداف لحياتك العائلية والمهنية فلا فائدة من أن تنظم نفسك؛ لذلك عليك أن تسأل نفسك دومًا، ماذا أريد أن أحقق في حياتي؟ كيف سأكون بعد خمس أو عشر سنين؟ وعليك أن تكتشف ما تريده فعلاً، لا ما يريده الناس منك، وهذه الأهداف يجب أن تكون سامية في توجهها.
إذا حددت هذه الأهداف، فعليك أن تدونها في مفكرتك أو تعلقها في مكان ما بحيث تراها كل يوم، فتكون نصب عينيك، فلا تنسها أو تحد عنها.
الخطوات التفصيلية:
إذا وضعت أهدافًا كبيرة، فقد يدور في نفسك أنها مستحيلة، وستبدأ عندها بالتراجع وتعديل هذه الأهداف، لذلك عليك أن تضع الخطوات الصغيرة التي ستمشي عليها حتى تحقق هذه الأهداف الكبيرة، هذه الخطوات الصغيرة ستعطيك الحماس والقدرة على مواصلة السير نحو أهدافك، ولن تشعر بفائدة هذه الخطوات إلا إذا استخدمتها، وفوائد هذه الخطوات هي:
1- تحول الأهداف المثبَطة إلى خطوات يمكن تحقيقها
2- تحثنا على تحقيق أهدافنا
3- تسهل تطبيق الأفكار
4- تمكننا من التركيز على المهم وليس الطارئ
5- تشكل علامة نستطيع من خلالها تقويم تقدمنا
6- تساعدنا على تفادي المشكلات
التخطيط اليومي:
1- يمكننا من تنظيم عملنا بواقعية
2- يعمل كمفكرة
3- ينظم العقل ويجمع شتاته
4- يساعدنا على إنهاء الأعمال في وقتها
5- يحثنا على العمل
6- يساعدنا على التركيز على تحقيق أهدافنا التي لها الأولوية
عليك أن تختار وسيلتك التي ستنظم وقتك بها، قد تناسبك المفكرات أو البطاقات أو قائمة لكل يوم، المهم أن تكون الوسيلة مُعِينَة لك على تحقيق أهدافك، وهذه الخطوات ستعينك على تنظيم وقتك:
1- خطط لليوم التالي قبل نومك
2- أكمل غدًا ما لم تنجزه اليوم
3- حدد أولوية كل عمل أو مهمة
4- فوِّض الآخرين في بعض المهام
5- قدر المدة اللازمة لكل مهمة
اليوم الرابع- تنظيم الاجتماعات
يقضي المديرون من 30% - 50% من وقتهم في اجتماعات، أو زيارات مفاجئة، أو مقابلات؛ لذلك سنناقش كيف يمكنك تقليص الوقت اللازم للاجتماعات والاستفادة من كل اجتماع بفعالية قصوى.
* إذا أردت عقد اجتماع فابحث عن بديل إذا توفر، فقد تكفي مكالمة هاتفية أو محادثة وجهًا لوجه.
* إذا قررت عقد اجتماع فحَدِّد هدف الاجتماع بوضوح، وأخبر جميع من سيشارك في الاجتماع بهذا الهدف قبل الاجتماع بمدة كافية.
* ضع جدولاً لأعمال الاجتماع، وضع أهم البنود أولاً.
هذا قبل الاجتماع، أما أثناءه فهناك عوامل تحول دون الاستفادة من الاجتماع، فعليك تجنبها، مثل:
* التأخر في الحضور.
* عدم وضوح الهدف من الاجتماع.
* النقاشات المشتتة؛ لذلك يجب أن يدير الحوار رئيس الاجتماع أو شخص متمكن من ذلك.
* قلة المشاركة وتفضيل الصمت، وقد يكون هذا بسبب الانتقادات، لذلك أجِّل كل الانتقادات إلى آخر الاجتماع.
* المقاطعات، كالمكالمات الهاتفية والزيارات المفاجئة.
* التردد في اتخاذ القرارات.
ملاحظة: قد تبدو هذه التعليمات سهلة، لكن تطبيقها صعب؛ لذلك نفذ هذه الخطوات باستمرار، حتى يتعود الجميع عليها. وهناك كتب متخصصة لإدارة الاجتماعات ستجد فيها تفاصيل مفيدة.
اليوم الخامس- تنظيم المشاريع
المشروع: هو مجموعة من المهمات المترابطة والتي تؤدي في نهاية المطاف إلى هدف محدد.
تسعة أسباب لفشل المشاريع:
1- تحمل الكثير من المهمات
2- التخطيط غير المناسب
3- زيادة التكلفة وقلة الأرباح
4- تكليف الأشخاص غير المناسبين بمهمات المشروع
5- التأجيل
6- الفشل في تحديد المشكلات المحتملة
7- ضعف النظرة الشاملة
8- عدم وجود هدف واضح
9- قلة التواصل بين أفراد الفريق العامل في المشروع
التخطيط:
كلما أعطينا التخطيط وقتًا أكبر سهلت عملية التنفيذ، وتقلص الوقت اللازم لإنهاء المشروع، وخفضنا التكلفة الكلية للمشروع، ويتضمن التخطيط خمس خطوات أساسية:
* تحديد الهدف: وكلما كان الهدف واضحًا وموجزاً اتضحت للعاملين الخطوات التي سيسلكونها.
* تحليل الكلفة والأرباح: فلا فائدة من المشروع إذا لم يعد علينا بأرباح جيدة.
* تقسيم المشروع إلى مجموعات عمل صغيرة.
* تحديد المدة اللازمة لإنهاء كل مهمة.
* توزيع المهمات على أفراد المشروع.
المراقبة:
هدف المراقبة التأكد من أن المشروع يسير في الاتجاه الصحيح، والإسراع بمعالجة الأخطاء في حال حدوثها. ويستحسن وضع جميع الملفات والمستندات المتعلقة بالمشروع في مكان واحد.
التقويم والمراجعة:
علينا تقويم المشروع لنعرف السلبيات لنتجنبها في المشاريع التالية، وندون تجربة المشروع حتى يستفيد الآخرون من هذه التجربة.
اليوم السادس: ترويض الاتصالات الهاتفية
الهاتف أداة اتصال مهمة، سريعة ورخيصة، وللأسف يساء استخدامه، فيصبح أداة لإهدار الوقت؛ لأننا أولاً لا نستطيع أن نتوقع أهمية المكالمات التي تصل إلينا، وثانيًا لا نختصر في حديثنا، فيضيع وقت العمل في المكالمات الهاتفية.
لذلك عليك اختصار المكالمات غير المهمة، وخصص أوراقًا لتدون ملاحظاتك التي تتلقاها في الهاتف، ولا تبعثر ملاحظاتك في عدة قصاصات وأوراق.
ومن النصائح المهمة أن تخصص ساعة لا تتلقى فيها أي مكالمة، وتركز فيها على الأعمال المهمة ذات الأولوية.
أما عن الاتصالات التي نجريها، فيجب أن نفكر قليلاً قبل إجراء أي مكالمة؛ لذلك اكتب ملاحظة بخصوص هذه المكالمة، وأنهِ العمل الذي تباشره وركز عليه، ثم قم بالمكالمة بعد الانتهاء من عملك.
ويمكنك تخصيص ساعة معينة لإجراء جميع اتصالاتك، فتوفر بذلك الكثير من الوقت، وعند محادثتك لأي شخص آخر حاول أن تفهم ما يعنيه، حتى لا يكون هناك أي سوء تفاهم يؤدي بدوره لإهدار الجهد والوقت.
اليوم السابع - مراجعة عامة وإرشادات إضافية
في هذا الجزء يورد الكتاب بعض النصائح المهمة التي تُحسِّن من قدراتنا على تنظيم الوقت.
إذا كنت كثير السفر فعليك القيام بالتحضيرات الدقيقة قبل السفر، وكتابة لائحة بأهداف الرحلة، وتحضير الأوراق الضرورية لها، والمستندات اللازمة للاجتماعات التي ستحضرها، ووضعها في ملف خاص بالسفر، ويمكنك قضاء وقت السفر بمطالعة المواد التي لم يكن لديك وقت لقراءتها.
نصيحة أخرى يوردها الكتاب لإنهاء أو قراءة أكوام الأوراق والتقارير، وذلك بتعلم مهارة القراءة السريعة، ويمكنك أخذ دورة في هذه المهارة، أو الحصول على كتاب يعلمك هذه المهارة، وإليك بعض الخطوات التي ستعينك على القراءة بسرعة:
* لا تقرأ الجمل كلمة كلمة، بل عدة كلمات مع بعضها (3 كلمات أو أكثر)
* تجنب القراءة بصوت عالٍ، أو تحريك لسانك بالكلمات
* تصفح قبل القراءة
وينصح الكاتب ويحذر من مسألة الكمالية، أي محاولة إكمال العمل بنسبة 100%؛ لأن أي عمل لا بد من أن يكون فيه نقص، وهذا من طبيعة البشر، ولا يعني ذلك أن ندعو إلى الإهمال.
وهذه بعض النصائح الأخرى:
* الاختصار والبساطة في كل شيء
* عدم التردد في اتخاذ القرارات
* التأقلم مع الظروف ومتابعة التغيرات
* التفويض، وهذا فن يمكنك تعلمه من الكتب أو الدورات
* التفاؤل والإيجابية
الخلاصة:
ركَّز هذا الكتاب على إزالة كل ما يعيق تنظيم واستغلال الوقت، وإذا ما طبقت هذه المهارات وطبقها كل من يعمل معك، فإن النتائج ستكون فورية، لذلك هذه الحلول لن تنجح إذا لم يتبَنَّها الكل.
لذلك لا بأس أن تجربها في مكتبك ومنزلك، وإن رأيت النتائج الإيجابية فانقل هذه التجربة لغيرك حتى يستفيد بدوره ويفيد غيره.
حاول أن تطبق هذه الخطوات التنظيمية، واكتبها على بطاقة صغيرة أو على لوحة تعلقها أمامك، وعوِّد نفسك على تطبيق هذه الخطوات حتى تصبح عادة.
